Le copie informatiche di documenti analogici in molti casi certificate da un pubblico ufficiale, precisa indicazione delle responsabilità del procedimento di conservazione: sono queste le novità in vista per i responsabili della conservazione digitale dei documenti, per coloro cioè che si occupano di gestire il passaggio dall’archivio analogico all’archivio informatico e che, quindi, consentono a pubbliche amministrazioni e imprese di liberare totalmente i loro uffici dall’ingombrante documento cartaceo. E’ stata pubblicata, infatti, sul sito del Ministero per le Riforme e le Innovazioni nella P.A. www.funzionepubblica.it la “Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici” (elaborata in seno alla Commissione per la gestione del flusso documentale e dematerializzazione, la quale ha operato in stretto raccordo con la Conferenza permanente per l’innovazione tecnologica, prevista dall’art. 18 del Codice dell’Amministrazione digitale).

Tali regole saranno emesse ai sensi dell’art. 71 del Decreto legislativo 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale) e sostituiranno la deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 (che oggi contiene le prescrizioni fondamentali in materia). Tale passaggio di consegne si renderà possibile dopo una consultazione con interessati e professionisti del settore che opportunamente coadiuveranno il Ministero in modo da migliorare un testo, come quello appena pubblicato, che è ancora evidentemente una bozza di lavoro. Non si spiegherebbero altrimenti molte delle ingenuità contenute nella proposta disponibile on line. In verità, è proprio questa opportunità offerta a tutti gli interessati di esprimere un proprio giudizio in merito alla definizione di regole indispensabili per la modernizzazione e per la completa digitalizzazione dei rapporti tra PA e cittadini e tra privati a costituire l’aspetto più apprezzabile della pubblicazione di tale proposta di regolamento.

L’analisi del testo rileva molte novità in materia che dovranno essere prese in considerazione da un mercato che sta crescendo. Passando alla lettura dettagliata della proposta di regolamento, dopo un elenco di definizioni (alcune discutibili o comunque non particolarmente convincenti) viene evidenziato nell’art. 2 come oggi si debba parlare di “sistema di conservazione di documenti informatici” quale “insieme delle procedure, degli strumenti informatici, degli apparati e delle regole di sicurezza utilizzate per le attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici”: Si tratta di una novità rilevante che rende il ruolo dei responsabili della conservazione più complesso e articolato rispetto al passato e in linea con la loro funzione strategica nell’inevitabile processo di digitalizzazione in atto.
L’articolo 3 spiega come debba essere formato un documento informatico. Il fatto che si sia sentita l’esigenza di chiarire agli operatori del settore che la redazione di un testo possa avvenire utilizzando prodotti informatici “di mercato” (proprietari) o “a codici aperti” (open source) di larga diffusione appare superfluo e forse dettato da scelte di compromesso. Quello che lascia veramente perplessi nella proposta è, invece, l’articolo 4 dove al comma 2 si specifica che “limitatamente ai casi in cui la copia informatica non garantisca il mantenimento dell’imputabilità dei documenti è richiesto l’intervento di un pubblico ufficiale, il quale assiste al processo, verifica la conformità delle procedure utilizzate a quanto disposto dal presente decreto, redige verbale delle attività effettuate e appone il riferimento temporale e la firma digitale all’insieme dei documenti o all’insieme delle loro impronte”. L’articolo lascia ampi margini interpretativi e non è evidentemente allineato con quanto dispone in materia la fonte primaria contenuta nel C.A.D., dove nell’art. 23 commi 4 e 5 viene confinata la presenza di un pubblico ufficiale solo in caso di originali analogici unici da dematerializzare. L’art. 5 della proposta non contiene particolari novità in materia di “riproduzione” di documenti informatici, mentre l’art. 6 costituisce una esplicazione di quelli che sono i principi generali che il sistema di conservazione deve assicurare, prefigurando una necessaria sistemazione organizzativa con precisa individuazione delle responsabilità all’interno delle figure aziendali o amministrative preposte a garantire la conservazione di un documento informatico. I successivi articoli 7, 8, 9 e 10 non contengono significative innovazioni, se non la precisazione (forse inutile) che la figura di responsabile interno alle pubbliche amministrazioni debba essere svolta da un funzionario di adeguato profilo.

Come troppo spesso succede in materia, non sono risolti nelle regole tecniche tanti aspetti operativi che devono trovare una precisa risposta, come il problema della corretta gestione della scadenza delle firme digitali o la conferma della configurabilità giuridica di un affidamento esterno delle responsabilità del processo di conservazione da parte delle pubbliche amministrazioni (come previsto nell’art. 12 comma 5bis del C.A.D.). La definizione di tutto questo e di altri aspetti specifici sono nella proposta rinviati alla data di pubblicazione di successive guide tecniche che dovranno essere predisposte dal CNIPA e che potrebbero anche aprire la strada al tentativo - certamente criticabile - di accreditamento/certificazione delle strutture preposte ai processi di conservazione digitale dei documenti di pubbliche amministrazioni e imprese.
Ci sarà, quindi, molto da discutere per arrivare a definire un testo più equilibrato e allineato con le altre normative di rango superiore (di cui queste regole devono costituire solo un’applicazione concreta).