La progettazione e l’implementazione di un corretto sistema di gestione della conservazione sostitutiva, non può prescindere da un’approfondita analisi preliminare, che miri a valutare la congruità delle procedure aziendali in essere rispetto alle nuove esigenze organizzative imposte dall’applicazione di un modello di gestione documentale previsto obbligatoriamente per legge.
In quest’ottica merita una particolare attenzione la procedura aziendale relativa alla “Registrazione e Conservazione delle Fatture di Acquisto Analogiche”, che dovrà essere approfonditamente analizzata al fine di poterla correttamente integrare con il sistema di conservazione sostitutiva progettato.
Obiettivo di questo saggio è quindi delineare i principi base da rispettare per redigere una corretta procedura di conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto analogiche.

I - LA REGISTRAZIONE DELLE FATTURE DI ACQUISTO ANALOGICHE

La “Registrazione degli Acquisti” è disciplinata dall’art. 25 del “Decreto del Presidente della Repubblica del 26/10/1972 n. 633 - Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto” che così recita:

“Il contribuente deve numerare in ordine progressivo le fatture… relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell'impresa, arte o professione… e deve annotarle in apposito registro anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale e' esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta.” (art. 25 comma 1 – DPR 633/72).

“Dalla registrazione devono risultare la data della fattura… il numero progressivo ad essa attribuito, la ditta, denominazione o ragione sociale del cedente del bene o prestatore del servizio, ovvero il nome e cognome se non si tratta di imprese, società o enti, nonchè l'ammontare imponibile e l'ammontare dell'imposta distinti secondo l'aliquota. Per le fatture relative alle operazioni non imponibili o esenti… devono essere indicati, in luogo dell'ammontare dell'imposta, il titolo di inapplicabilità di essa e la relativa norma.” (art. 25 comma 3 – DPR 633/72).

Da quanto su descritto si evince che, nel contesto di un sistema di conservazione sostitutiva, una corretta procedura aziendale per la gestione delle fatture di acquisto ricevute in formato analogico dovrebbe sempre prevedere almeno le seguenti fasi:

› Assegnazione di un numero di protocollo di ricezione per le fatture di acquisto ricevute in formato cartaceo da parte del personale addetto alla segreteria/amministrazione;

› Scansione della fattura di acquisto e memorizzazione della relativa immagine a cura del personale addetto alla segreteria/amministrazione;

› Registrazione della fattura di acquisto nel registro iva mediante assegnazione di un numero progressivo a cura del personale addetto all’amministrazione anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione iva annuale;

› Annotazione nel registro iva acquisti degli elementi previsti all’art 25.3 e del numero di protocollo di ricezione a cura del personale addetto all’amministrazione;

› Completamento della procedura di conservazione sostitutiva a cura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva.

II - LA PROCEDURA DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La procedura di conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto analogiche è disciplinata dal “Decreto del Ministro dell'economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 - Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto.”  nel seguente modo:
›  “Il processo di conservazione” delle fatture di acquisto analogiche ”avviene mediante memorizzazione della relativa immagine…” (art 4.1)

› Le immagini per avere rilevanza ai fini tributari devono essere convertite in documenti informatici che:
o ”hanno la forma di documenti statici non modificabili; (art. 3.1.a)
o “sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica;” (art. 3.1.b)
o  “sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purchè sia assicurato l'ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta; inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.” (art. 3.1.d).
› “Il processo di conservazione dei documenti informatici… termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale… sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti… da parte del responsabile della conservazione…” (art. 3.2)

Da quanto su evidenziato una corretta procedura aziendale di conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto analogiche dovrebbe sempre prevedere le seguenti fasi:

› Scansione della fattura di acquisto e memorizzazione della relativa immagine a cura del personale addetto della segreteria/amministrazione;

› Conversione dell’immagine in un documento informatico in un documento statico non modificabile;

› Apposizione del riferimento temporale e della firma digitale sul documento informatico risultante a cura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva (o di altro personale appositamente incaricato);

› Memorizzazione su un idoneo supporto informatico del documento così formato nel rispetto dell’ordine cronologico del registro iva acquisti dell’anno di riferimento e delle prescrizioni sancite dall’art. 3.1.d;

› Apposizione della marca temporale e della firma digitale sull’insieme dei documenti (o su una loro evidenza informatica) contenuti nel supporto informatico a cura del Responsabile della Conservazione Sostitutiva;

› Conservazione nel tempo del supporto informatico nel rispetto delle regole tecniche stabilite dall’articolo 71 del D.lgs 82/2005 e delle misure minime di sicurezza previste dall’Allegato B) del D.lgs 196/03.

III – LA TEMPISTICA PER LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Per definire la corretta tempistica di conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto è necessario procedere ad una comparazione sistemica delle principali norme di riferimento in materia di tenuta e conservazione di documenti rilevanti ai fini tributari.

Per quanto riguarda le registrazioni delle fatture di acquisto nel registro iva si applica semplicemente quanto previsto dall’art. 25 comma 1 del D.P.R. 633/72 secondo il quale la registrazione deve essere effettuata“…anteriormente alla liquidazione periodica, ovvero alla dichiarazione annuale, nella quale e' esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta.”.

Relativamente invece alla tempistica per la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto ricevute su supporto cartaceo si deve fare riferimento alla seguente normativa:

› Art. 22 del D.P.R. 600/73: “…Le scritture contabili obbligatorie… devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie… Gli eventuali supporti meccanografici, elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti disposizioni di legge… Fino allo stesso termine… devono essere conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali… delle fatture ricevuti…”

› Art. 2220 del Codice Civile: “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture… Le scritture e documenti… possono  essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.”

› Art. 7 bis comma 9 del D.L. 357/94: “Le disposizioni di cui all'ultimo comma dell'articolo 2220 del codice Civile… si applicano a tutte le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie. Con decreto del Ministro delle finanze sono determinate le modalità per la conservazione su supporti di immagini delle scritture e dei documenti di cui al presente comma.”

Pertanto da quanto su menzionato si evince che la norma da applicare per determinare la tempistica da adottare per la conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto è l’art. 3 comma 2 del Decreto del Ministro dell'economia e delle Finanze 23 gennaio 2004 che prescrive che: “Il processo di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture….”

In sintesi la corretta tempista da adottare per la conservazione sostitutiva delle fatture di acquisto analogiche è la seguente:

› Annotare le fatture di acquisto sul registro iva acquisti anteriormente alla liquidazione iva periodica (ovvero mensilmente o trimestralmente), ovvero alla dichiarazione iva annuale (annualmente).

› Digitalizzare le fatture di acquisto, memorizzarle su supporto informatico e apporre su di esso la marca temporale e la firma digitale entro quindici giorni dalla data di ricezione ovvero di assegnazione del numero di protocollo di ricezione.

CONCLUSIONI

I principi base finora analizzati sono da intendersi come una guida ad indirizzo generale per la progettazione di una procedura di conservazione sostitutiva relativa alle fatture di acquisto analogiche.
Essi tuttavia non sono i soli principi applicabili e pertanto non possono, e non devono, essere considerati in senso assoluto.

Una corretta, efficiente ed efficace procedura di conservazione sostitutiva, infatti, deve sempre tener conto delle procedure amministrative adottate in azienda e in base ad esse essere puntualmente progettata in modo da poter rispondere correttamente alle esigenze organizzative aziendali e di mercato esistenti.